Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Chill Kids is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in het kader van onze opvang en via deze website worden verwerkt.

Chill Kids
Hildegardisschool
Louwerslootstraat 135
3036 PV Rotterdam
Telefoon: 010 307 02 75
E-mail: info@chillkids.nl

Voor vragen over privacy of voor het uitoefenen van uw privacyrechten kunt u via bovenstaande gegevens contact met ons opnemen.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw contact met Chill Kids kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• naam en contactgegevens van ouder(s) of verzorger(s), zoals adres, e-mailadres en telefoonnummer;
• naam, geboortedatum en opvanggegevens van het kind;
• gewenste opvangsoort, opvangdagen en startdatum;
• gegevens die nodig zijn voor een opvangovereenkomst, planning, facturatie en kinderopvangtoeslag;
• door u verstrekte berichten, vragen, klachten en correspondentie;
• noodzakelijke informatie over gezondheid, allergieën, medicatie of ondersteuning van een kind, uitsluitend wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat;
• toestemmingen en voorkeuren, bijvoorbeeld voor foto's of activiteiten;
• technische gegevens die noodzakelijk zijn voor een veilige en goed werkende website, zoals IP-adres, tijdstip, apparaat- en browsergegevens en beveiligingslogs.

Vul in het openbare contact- of aanmeldformulier geen medische of andere gevoelige informatie in. Als zulke gegevens noodzakelijk zijn voor veilige opvang, vragen wij die op een passende en beveiligde manier.

3. Waarom en op welke grondslag?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor duidelijke doeleinden en op basis van een grondslag uit de AVG:

• Aanvragen en opvangovereenkomsten: om uw aanvraag te behandelen, contact op te nemen, beschikbaarheid te beoordelen en een opvangovereenkomst voor te bereiden en uit te voeren.
• Veilige en verantwoorde opvang: om passende zorg en begeleiding te bieden en de veiligheid van kinderen te beschermen.
• Wettelijke verplichtingen: bijvoorbeeld verplichtingen uit de kinderopvang-, belasting- en administratiewetgeving en informatieverzoeken van bevoegde toezichthouders.
• Gerechtvaardigd belang: voor normale bedrijfsvoering, beveiliging van de website en systemen, fraudepreventie en het behandelen van geschillen. Wij wegen dit belang altijd af tegen uw privacybelang.
• Toestemming: alleen wanneer toestemming wettelijk nodig is, bijvoorbeeld voor bepaalde foto's, communicatie of bijzondere persoonsgegevens. U kunt toestemming altijd intrekken. Intrekking verandert niets aan de rechtmatigheid van eerder gebruik.

Wanneer noodzakelijke gegevens niet worden verstrekt, kunnen wij een aanvraag mogelijk niet beoordelen of geen veilige opvangovereenkomst sluiten en uitvoeren.

4. Met wie delen wij gegevens?

Bij een sollicitatie ontvangen wij uw naam, telefoonnummer, e-mailadres, relevante opleiding en cv. Woonplaats en geboortedatum kunt u vrijwillig invullen. Wij gebruiken deze gegevens om uw sollicitatie te beoordelen en met u in contact te komen. Uw cv wordt als bijlage via Resend naar info@chillkids.nl verstuurd; het wordt niet openbaar op de website gezet en niet in de websitedatabase opgeslagen. De sollicitatie en bijlage komen in onze mailbox terecht. Voor vragen over uw gegevens of een verzoek om verwijdering kunt u mailen naar info@chillkids.nl.

Als u het aanmeldformulier of sollicitatieformulier verstuurt, verzendt onze website de ingevulde gegevens via Resend naar info@chillkids.nl. Het e-mailadres van de ouder wordt gebruikt als antwoordadres. Voor deze aanmeldmails gebruiken wij geen meting van het openen van berichten of het aanklikken van links. De formulierinhoud wordt niet in een aparte databank op de website opgeslagen. Om misbruik van de verzendfunctie te beperken, houden wij tijdelijke verzendtellers bij met een dagelijks wisselende, afgeleide code van het IP-adres. Het oorspronkelijke IP-adres staat niet in deze tellertabel; oude tellers worden bij volgende verzendpogingen opgeruimd.

Wij verkopen persoonsgegevens nooit. Wij delen gegevens alleen als dat nodig is voor onze opvang, wanneer de wet dit verplicht of wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven. Ontvangers kunnen zijn:

• bevoegde medewerkers van Chill Kids;
• leveranciers van opvangadministratie, oudercommunicatie, e-mail, IT, websitehosting, opslag en beveiliging;
• boekhouder, verzekeraar of juridisch adviseur voor zover noodzakelijk;
• GGD, gemeente, Belastingdienst, toezichthouders of andere bevoegde instanties wanneer een wettelijke verplichting dit vereist;
• hulpdiensten of zorgverleners als dit noodzakelijk is om vitale belangen te beschermen.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken maken wij passende privacy- en beveiligingsafspraken. Als gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij voor een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen volgens de AVG.

5. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Daarbij hanteren wij de volgende uitgangspunten:

• een vrijblijvende aanvraag of contactbericht zonder vervolg: tot uiterlijk 12 maanden na het laatste contact;
• gegevens op een wachtlijst: zolang u op de wachtlijst wilt blijven staan en daarna maximaal 12 maanden;
• gegevens uit de opvangovereenkomst en het kinddossier: gedurende de opvang en daarna zolang dat nodig is voor wettelijke verplichtingen, klachten, controles of rechtsvorderingen;
• fiscale en financiële administratie: gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn, doorgaans 7 jaar;
• toestemmingen: zolang de betreffende verwerking plaatsvindt en zolang nodig om de gegeven of ingetrokken toestemming te kunnen aantonen;
• beveiligingslogs: zo kort mogelijk en alleen zolang nodig voor beveiliging en onderzoek naar misbruik.

Na afloop verwijderen of anonimiseren wij gegevens, tenzij verdere bewaring wettelijk verplicht of noodzakelijk is.

6. Beveiliging en vertrouwelijkheid

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging of openbaarmaking. Toegang is beperkt tot personen die de gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben. Geen enkele beveiliging is volledig risicoloos; bij een mogelijk datalek onderzoeken wij de situatie en melden wij dit waar nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen.

7. Cookies en websitegegevens

Deze website gebruikt op dit moment geen analyse- of advertentiecookies en volgt bezoekers niet voor marketingdoeleinden. Voor technisch functioneren, beveiliging en hosting kunnen uitsluitend noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken worden gebruikt. Daarvoor is geen voorafgaande toestemming vereist.

Als u het aanmeldvlekje verplaatst, bewaren we de gekozen plek tijdelijk in uw eigen browser. Zo blijft het tijdens uw bezoek op dezelfde plek staan wanneer u naar een andere pagina gaat. Deze instelling wordt niet naar Chill Kids verstuurd.

Als wij later analyse-, voorkeurs- of marketingcookies toevoegen, passen wij deze verklaring aan en vragen wij vooraf toestemming wanneer de wet dat vereist.

8. Uw privacyrechten

U kunt ons verzoeken om:

• inzage in uw persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van gegevens, als wij deze niet langer mogen bewaren;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van gegevens die u zelf heeft verstrekt, wanneer het recht op overdraagbaarheid geldt;
• bezwaar tegen een verwerking die is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang;
• intrekking van eerder gegeven toestemming.

Stuur uw verzoek naar info@chillkids.nl. Wij kunnen om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Een ingewikkeld of omvangrijk verzoek kan volgens de AVG meer tijd vragen; daarover informeren wij u tijdig.

Bent u niet tevreden over de behandeling van uw privacyvraag? Neem dan eerst contact met ons op. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Kinderen en vertegenwoordiging

De persoonsgegevens van kinderen verdienen extra bescherming. Een ouder of wettelijk vertegenwoordiger kan namens een minderjarig kind privacyrechten uitoefenen. Wij kunnen daarbij om informatie vragen waaruit de vertegenwoordigingsbevoegdheid blijkt.

10. Geen geautomatiseerde besluitvorming

Chill Kids neemt geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare grote gevolgen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking of profilering.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze werkwijze, diensten of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij betrokkenen op een passende manier.